導入事例
クオール株式会社 様

膨大な業務に
圧倒される毎日

中島

　私が人事部門に異動してきた際は、膨大な業務量のためメンバーは残業を行わないといけない状況でした。しかし課題をひとつひとつ潰していっても焼け石に水で、大きな改善につなげることができませんでした。

　そんな中、基幹システムを管理しているサーバーが一時的に使用できなくなり、その間、手作業で給与計算等をしなければならない事態となりました。ただでさえ業務が多い中でもあったため、かなりの悪循環に陥りました。

　部門長として抜本的な対策が必要であると強く決意し、本格的なアウトソーシングの検討がはじまりました。

委託先選定は難航

中島

　複数のアウトソーシング会社にコンタクトを取りましたが、アウトソーシング会社が提供するシステムへの移行が必須であるなど、なかなか要望通りの委託先を探すことができませんでした。

　システムの移行を伴う場合、システム部門をも巻き込んだ大掛かりな改修が必要となり費用も移行期間も膨らみます。早急に対策を打ちたい私たちにとって、委託先の選定は簡単ではありませんでした。

現場に本業以外での
負荷をかけたくない

笠原

　私たちの事業は調剤薬局の現場が主役であり、「現場に本業以外での負荷を増やしたくない」という思いが強くありました。また、調剤薬局の業務は専門性が高く、BPO側の処理の都合で、オペレーションのルールや工程を変えられないものも多々あります。

　そのため、BPOの委託先選定にあたっては、既存の人事システムに変更を加えずにフルBPOが実現できること。また、当社のやり方をそのまま受けてくれることが重要なポイントでした。

　CACからの提案はシステムを変えないだけでなく、現状業務をそのまま引き取ってくれるというものでした。また、早い段階で少しでも多くの業務を移行したいという我々の要望を汲み取ってくれ、フルBPOに移行する前段階で業務支援メンバーを派遣するという、まさに我々の要望をかなえる提案でした。費用面とリターンのバランスもよく、納得感のある価格であったため、CACへの委託が決定しました。

成果を感じるタイミングは
早かった

笠原

　提案から3ヵ月というスピードで一部の業務支援が開始しました。最初に支援に来てくれた2名のメンバーがシステムにも人事業務にも詳しかったため、ものすごい勢いで業務を巻き取ってくれました。

　当初は私たちの部門内にも、本当に外部に業務が委託できるのか？という不安がありましたが、その２人の能力が非常に高かったおかげで、きちんと業務が移行できそうだという雰囲気に変わってきました。業務支援のおかげで勢いがつき、一気にBPOが動き出した結果、提案から6ヵ月で給与計算業務から開始して、フルBPOへの移行を完了することができました。

メンバーによっては残業が
10分の１以下に

笠原

　BPO実施以前は、メンバーによってはかなり残業しないと業務が終わらない状態でした。業務支援が始まってすぐに残業は半分程度になり、現在では残業が10分の１以下になったメンバーもいます。業務自体も分業体制が確立し、安定してきました。

　成果としてもっとも大きいと感じるのは、職場の心理的安全性が保たれるようになったことです。それまでは、ミスができない業務と締め切りのプレッシャーでピリピリした職場でした。今では、きちんと分業ができ、そういった緊張感は少なくなりました。部内の面談でも異動を希望しない社員が増え、ポジティブなキャリアプランが考えられるようになりました。

コア業務へのシフトで、
プロジェクトも
複数走らせられるように

中島

　残業だけでなく、仕事の内容面でも成果を感じています。当時の業務内容はオペレーション業務の比率が90％以上を占めていたと思います。今ではメンバーにもよりますが、クリエイティブな業務が50%以上を占めている者もいます。

　昨年より、人事のコア業務である、人事制度の改定、それらに関する役員等との社内交渉、人事と採用の共同プロジェクト、タレントマネジメントの推進など、複数のプロジェクトを走らせることができています。フルBPOへの移行ができていなければ、考えられなかったことです。

　また、当社はM&Aが多いため、新しい企業がグループに参画する際の人事部門としての役割も重要です。そういった際も、機動力のある対応ができるようになり、経営課題に直結する動きができる体制が整ったと言えます。

今後は業務改善にも
つなげていきたい

中島

　当初の計画では、まずは「疲弊しているスタッフの業務を巻き取ること」を優先してきました。これからは人事業務のプロの観点から非効率な部分を洗い出していただき、業務そのものの改善にもつなげていきたいと考えています。

　また、当社のBPOを担当いただいている長崎BPOセンターの皆さんとの交流の在り方も重要だと考えています。クオール株式会社の第2の人事部と思っているので、関係性を強くして、より深いレベルで協同できるように、我々も率先して行動していきたいです。

味方になってサポート
してくれたことに感謝

笠原

　正直、はじめは業務の膨大さと複雑さからBPOそのものを実現できないのではないかと諦めかけていました。CACの的確な支援のおかげで、スピード感をもってフルBPO体制に移行することができました。人事部門のあるべき姿に近づいたのではないかと思います。大変感謝しております。

中島

　CACの皆さんは我々のニーズになんとか応えようと常に検討してくれました。提案段階の社内の説得資料から始まり、日々の業務で困難があってもあきらめずに、味方になってサポートしてくれています。大変困難なプロジェクトでしたがBPOが実現しそうな兆しが見えたとき、後光が差しているように見えると感じた瞬間もあったほどです。今後も、我々の味方として支援をよろしくお願いいたします。

（2022年5月取材）

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